How-To-Guide

Diese Seite bietet allen Admins und Mitgliedern mit entsprechenden Nutzerrollen einer Anbauvereinigung eine Übersicht, wie sie verschiedene Funktionen in der Hanf-App nutzen können.

  • Formulare
  • Formulare erstellen
  • Geht zu Club → Community → Formulare. Dort erstellt ihr ein Formular. Anschließend könnt ihr es bei den Beitragsoptionen mit dem entsprechenden Angebot verlinken (siehe auch Formulare einbinden).
  • Formulare einbinden
  • Geht zu Club → Mitglieder → Beitragsoptionen → Angebot auswählen → Zusätzliches Formular und dann das Formular verlinken.
  • Antragsformular auf Website einbetten
  • Unter Club → Mitglieder → Anträge → Antragsformular einbetten, könnt ihr dies in eure Webseite einbetten.
  • Formulare mit verschiedenen Antworttypen erstellen (Auswahl, Checkbox, Datum, Kurzer Text, Mehrzeiliger Text, Unterschrift, Zahl)
  • Geht zu Club → Community → Formulare → Hinzufügen in der oberen rechten Ecke Abschnitt hinzufügen → Titel einfügen → Übernehmen → Feld hinzufügen → Antworttyp auswählen → Übernehmen → Speichern.
  • Mitgliederfunktionen und Einladungen
  • Adminrollen für Mitglieder zuordnen
  • Unter Club → Mitgliedschaft → Alle Mitglieder das Mitglied auswählen dem ihr eine spezielle Adminrolle geben wollt → auf bearbeiten in der oberen rechten Ecke klicken → nach ganz unten scrollen und auf das Feld der Nutzerrollen klicken → die passende Nutzerrolle oder Nutzerrollen auswählen → Speichern klicken.
  • Mitglieder per E-Mail einladen
  • Unter Club → Mitgliedschaft → Einladungen könnt ihr Mitglieder per E-Mail einladen.
  • Mitgliedsanträge verwalten
  • Unter Club →  Mitgliedschaft → Anträge könnt ihr die eingegangenen Anträge verwalten.
  • Mitgliedsanträge auf eurer Clubwebseite einbetten
  • Unter Club → Formulare → den zuvor erstellten Mitgiedschaftsantrag auswählen (siehe auch Formulare) in der oberen rechten Ecke auf die drei Punkte klicken und Formular einbetten auswählen → den Link kopieren und auf eurer Webseite einbetten.
  • Buchhaltung
  • Rechnungen erstellen
  • Geht zu Club → Buchhaltung → Rechnungen → Neue Rechnung in der oberen rechten Ecke → ein Mitglied auswählen oder Adressemanuell eingeben → Positionen hinzufügen → Entwurf speichern oder Speichern & Freigeben.
  • Rechnungen importieren/exportieren
  • Geht zu Club → Buchhaltung → Rechnungen → klickt auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählt die adäquate Option aus.
  • Gutschriften erstellen
  • Geht zu Club → Buchhaltung → Gutschriften → Neue Gutschrift in der oberen rechten Ecke → ein Mitglied auswählen oder Adressemanuell eingeben → Positionen hinzufügen → Entwurf speichern oder Speichern & Freigeben.
  • Gutschriften importieren/exportieren
  • Geht zu Club → Buchhaltung → Gutschriften → klicke auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wähl die adäquate Option aus.
  • Verbindlichkeiten erstellen
  • Geht zu Club → Buchhaltung → Verbindlichkeiten → Neue Verbindlichkeit in der oberen rechten Ecke → einen Lieferant hinzufügen → Übernehmen → Speichern.
  • Dokumenten-Vorlagen erstellen (Hinzufügen von Logo und Bankverbindungen für Buchhaltungsdokumente)
  • Geht zu Club → Einstellungen → Vorlagen, ladet euer Clublogo hoch und füllt eure Bankinformationen aus.
  • Manuelle Zuweisung von Zahlungen in einem Konto/Kasse mit Rechnungen/Gutschriften/Verbindlichkeiten oder Mitgliedern
  • Wählt eine Konto/Kassenbewegung aus, der ihr z.B. einer Rechnung oder einem Mitglied zuordnen wollt, indem ihr auf Club → Buchhaltung → Bankkonto/Kasse geht → wählt die Konto-/Kassenbewegung aus → Neue Zuweisung in der oberen rechten Ecke → im nächsten Schritt wählt das korrekt Ziel, ob der Betrag zu einem speziellen Mitglied gehen soll, einer Rechnung, Gutschrift oder Verbindlichkeit → überprüft die Details → klickt auf Speichern.
  • Anlegen von Kassen
  • Geht zu Club → Buchhaltung → Bankkonto/Kassen → Neues Konto/Kasse.
  • Manuelle Kassenbewegungen hinzufügen
  • Nach erstellen einer Kasse wählt eine Kasse aus → Neuer Eintrag oben rechts → Informationen hinzufügen → Speichern.
  • Hinzufügen eines Bankkontos
  • Geht zu Club → Buchhaltung → Bankkonto/Kassen → Neues Konto/Kasse.
  • Manuelle Kontobewegungen hinzufügen
  • Nach erstellen von Bank (manuell) wählt das Bankkonto → Neuer Eintrag oben rechts → Informationen hinzufügen → Speichern.
  • Kontoauszüge (CSV) erstellen
  • Geht zu Club → Buchhaltung → Bankkonto/Kassen → Neues Konto/Kasse. Um nun ein Kontoauszug im CSV format hochzuladen, wählt Bank (CSV) im Dropdown Menu. Nachdem alle Felder eingestellt wurden, kann nun die CSV Datei hochgeladen werden. Siehe auch Kontoauszug (CSV) hochladen.
  • Kontoauszug (CSV) hochladen
  • Wählt das zuvor erstellte Kontoasuzugsfeld aus → CSV Import in der oberen rechten Ecke → Wählt die CSV Datei die ihr importieren möchtet auf eurem PC.
  • Kontoauszug CSV-Felder erklärt
  • Erste Datenzeile
  • Definiert hier in welcher Zeile die Daten beginnen. Meistens ist das die erste Zeile, also Zeile 1.
  • Ignorierte Zeilen am Ende
  • Wenn eine Spalte am Ende ignoriert werden soll/kann. Definiert diese Zeile mit einer Zahl, z.B. 30.
  • Spaltentrenner
  • Hier definiert ihr, wie eure Bank die verschiedenen Spalten trennt im CSV File eures Online Bankauszugs. (z.B. ; oder ,) Meistens ist dies “;”.
  • Buchungsdatum Spalte
  • Hier gebt ihr an, in welcher Spalte das Buchungsdatum auftaucht. Dies gibt ihr als Zahl ein. Beispiel: Befindet sich das Datum in Spalte C, müsst ihr “3” eingeben.
  • Datumsformat
  • Definiert hier wie eure Bank das Datum exportiert, z.B. DD/MM/YYYY (31/12/2023) oder DD.MM.YYYY (31.12.2023).
  • Buchungstext-Spalten
  • Gebt an, in welcher Spalte die Beschreibung der Buchung erscheint. Dies gebt ihr als Zahl ein. Beispiel: Befindet sich der Buchungstext in Spalte E, müsst ihr “5” eingeben.
  • Getrennte Spalten für Soll und Haben
  • Hier könnt ihr auswählen, ob ihr getrennte Zeilen für Soll und Haben benötigt - je nachdem ob eure Bank beides getrennt darstellt.
  • Soll-Spalte
  • Hier werden alle Ausgänge des Bankkontos verzeichnet.
  • Haben-Spalte
  • Hier werden alle Eingänge des Bankkontos verzeichnet.
  • Betragsspalte
  • Wie viel ggf. im Konto eingegangen bzw. ausgegangen ist. Im Gegenzug zu Soll und Haben werden Ausgaben mit einem Minus versehen und Einnahmen ohne Vorzeichen bzw. mit einem Plus. Definiert hier in welcher Spaltenanzahl der Betrag erscheint.  Dies gebt ihr als Zahl ein. Beispiel: Befindet sich der Betrag in Spalte C, müsst ihr “3” eingeben. Sollte in dieser Spalte hinter dem Betrag die Währung erscheinen, z.B. EUR, stellt sicher, dass ihr EUR löscht.
  • Bankfelder erklärt
  • Anfangssaldo
  • Der Betrag mit dem ihr die Kontoführung beginnt, auch Eröffnungsbilanz genannt.
  • Anfangssaldo Datum
  • Das Datum dem mit dem Anfangssaldo korrespondiert, z.B. 0,00 Euro am 01.07.2024.
  • Buchungskonto
  • Name eures Kontos.
  • Dokumentenverwaltung
  • Hochladen von Dokumenten
  • Der Betrag mit dem ihr die Kontoführung beginnt, auch Eröffnungsbilanz Geht zu Club → Daten → Dateimanager → Hinzufügen in der oberen rechten Ecke → auswählen des korrekten Formats Bild hochladen/Bild aufnehmen/Datei hochladen.
  • Dateiordner erstellen
  • Geht zu Club → Daten → Dateimanager → Hinzufügen in der oberen rechten Ecke → Ordner erstellen.
  • Daten Import/Export
  • Geht zu Club → Daten → Daten Import/Export → Neu in der oberen rechten Ecke → Wählt Import/Export im oberen Dropdown Menü → Art des Import oder Exports z.B. Mitgliedschaften → Importieren/Exportieren.
  • Privacy Einstellungen von Daten
  • Alle Dateien sind automatisch auf privat eingestellt, solltet ihr Dateien wie z.B. Club Logo oder Jugendschutzkonzept öffentlich machen wollen geht zu Club → Daten → Dateimanager → wählt die entsprechende Datei die ihr öffentlich machen wollt und klickt auf die drei Punkte in der unteren rechten Ecke → Öffentlich.
    Jede öffentliche Datei ist mit einem Auge gekennzeichnet.
  • Produkte
  • Lagerorte erstellen
  • Geht zu Club → Sortiment → Lagerorte → Lagerort hinzufügen in der oberen rechten Ecke.
    Definiert die Felder Warenausgabe, Standard Warenausgabe und Reservierung.
    Warenausgabe: Hier könnt ihr festlegen, ob Ware aus dem Lagerort ausgegeben werden kann.
    Standard Warenausgabe: Wählt dieses Feld aus wenn der Lagerort der Standard Warenausgabeort sein soll.
    Reservierung: Wählt dieses Feld aus, wenn Mitglieder eures Clubs aus diesem Lagerort Ware reservieren können.
  • Lagerort löschen
  • Geht zu Club → Sortiment → Lagerorte → wählt das Lager welches ihr löschen möchtet → klickt auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke → Löschen.Solltet ihr einen Lagerort löschen wollen, der noch Produkte auf Lager hat, stellt sicher, dass ihr die Produkte entweder erst aus einem Lager in ein anderes umlagert oder die Ware ggf. als vernichtet oder angepasst vermerkt.
    Siehe dazu auch Lagerbewegungen.
  • Lagerbewegungen; beispielsweise Ernte, Vernichtung, Umlagerung und mehr
  • Geht zu Club → Sortiment → wählt eine Produktkategorie und ein Produkt → Lagerbestand oben rechts → wählt das Lager aus in welchem ihr Lagerbewegungen hinzufügen möchtet → Neue Bewegung oben rechts → wählt die korrekte Lagerbewegung aus dem Dropdown Menü.
  • Versand automatischer Emails
  • Belege für Credits - Automatischer Versand von Rechnungen/Gutschriften per E-Mail an Clubmitglieder bei Aufladung/Auszahlung von Credits
  • Geht zu Club → Einstellungen → Belegerstellungen → unter Verhalten und Credits wählt aus, ob ihr die Funktion des automatischen E-Mail-Versandes aktivieren wollt oder nicht → Speichern.
  • Warenausgabe-Bestätigung - Automatischer Belegversand per E-Mail an Clubmitglieder bei Ausgabe von Ware
  • Geht zu Club → Einstellungen → Belegerstellungen → unter Verhalten und Warenausgabe wählt aus, ob ihr die Funktion des automatischen E-Mail-Versandes aktivieren wollt oder nicht → Speichern.

Bei weiteren Fragen, wendet euch auch an support@diehanfapp.de